Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Dipl.-Ing. Ralf Heßlinger
PraxisCloud
Abt-Knittel-Allee 35
97922 Lauda-Königshofen
Deutschland

E-Mail: info@praxiscloud.app
Telefon: 0171 6045733

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

PraxisCloud ist eine webbasierte Praxisverwaltungssoftware für Heilpraktiker/innen und Psychotherapeut/innen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der betroffenen Person oder wenn die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften erlaubt ist.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung der betroffenen Person
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – Ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung besonderer Kategorien (Gesundheitsdaten)

4. Verarbeitete Datenkategorien

Im Rahmen der Nutzung von PraxisCloud werden folgende Datenkategorien verarbeitet:

• Praxisdaten: Name, Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung der Praxis
• Zugangsdaten: E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt) der Praxisinhaber/innen
• Klientendaten: Name, Adresse, Kontaktdaten und Termininformationen von Patient/innen
• Gesundheitsdaten (besondere Kategorie gem. Art. 9 DSGVO): Anamnese, Diagnosen, Behandlungsverläufe
• Anamnesedaten (besondere Kategorie gem. Art. 9 DSGVO): Persönliche Angaben, aktuelle Beschwerden, Symptome, Vorbehandlungen und Medikation, Lebensgeschichte und familiärer Hintergrund, körperliche Gesundheit, Substanzgebrauch – erhoben über den digitalen Anamnesebogen
• Rechnungsdaten: Leistungspositionen, Beträge, Zahlungsstatus

5. Zweck der Datenverarbeitung

Die erhobenen Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der Praxisverwaltungsfunktionen verwendet: Verwaltung von Klienten, Terminen, Rechnungen, Aufgaben und digitalen Anamnesebögen. Darüber hinaus versendet PraxisCloud im Auftrag der Praxis transaktionale E-Mails (z. B. Zugangslinks für Anamnesebögen, Registrierungsbestätigungen, Passwort-Reset). Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken oder für andere Zwecke findet nicht statt.

6. Digitaler Anamnesebogen

PraxisCloud bietet Therapeut/innen die Möglichkeit, digitale Anamnesebögen für ihre Klient/innen zu erstellen. Hierbei werden besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten) gemäß Art. 9 DSGVO verarbeitet.

Funktionsweise

Die/der Therapeut/in erstellt einen Anamnesebogen und versendet einen personalisierten Zugangslink per E-Mail an die/den Klient/in. Der Link enthält ein einmaliges, zeitlich befristetes Token und ermöglicht den Zugriff auf ein Online-Formular ohne Registrierung oder Login.

Verarbeitete Daten

• Persönliche Angaben (Beruf, Familienstand, Wohnsituation)
• Aktueller Anlass und Beschwerden
• Symptomatik
• Vorbehandlungen und Medikation
• Lebensgeschichte und familiärer Hintergrund
• Körperliche Gesundheit
• Substanzgebrauch

Das Risikoscreening (Abschnitt 8 des Anamnesebogens) wird ausschließlich durch die/den Therapeut/in ausgefüllt und ist für Klient/innen nicht zugänglich.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der Gesundheitsdaten erfolgt auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Einwilligung wird im Formular über eine aktive Checkbox eingeholt und mit Zeitstempel dokumentiert. Zusätzlich erfolgt eine namentliche Bestätigung der Angaben durch die/den Klient/in.

E-Mail-Versand

Der Zugangslink wird per E-Mail über den Dienst Resend (siehe Abschnitt 7) versendet. Die E-Mail enthält ausschließlich den Zugangslink sowie organisatorische Informationen – keine Gesundheitsdaten.

Speicherdauer und Zugang

Der Zugangstoken ist zeitlich befristet. Nach Ablauf ist der Zugang über den Link nicht mehr möglich. Die Anamnesedaten werden in der Datenbank der Praxis gespeichert und unterliegen den allgemeinen Speicher- und Löschfristen (siehe Abschnitt 9). Die Aufbewahrung der Behandlungsdokumentation richtet sich nach den berufsrechtlichen Vorgaben (in der Regel 10 Jahre).

Widerruf

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf erfolgt über die behandelnde Praxis oder per E-Mail an info@praxiscloud.app.

7. Auftragsverarbeiter und Drittanbieter

Zur Bereitstellung unserer Dienste setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen wurden:

8. Datensicherheit

Alle Daten werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland (Frankfurt am Main) gespeichert. Die Übertragung erfolgt ausschließlich über HTTPS. Wir setzen Row Level Security (RLS) ein, sodass jede Praxis ausschließlich auf ihre eigenen Daten zugreifen kann. Zugriffe werden durch ein Audit-Log protokolliert.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für Behandlungsdokumentation (einschließlich Anamnesebögen) gilt eine berufsrechtliche Aufbewahrungspflicht von in der Regel 10 Jahren. Nach Kündigung des Accounts werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

10. Betroffenenrechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an: info@praxiscloud.app

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde für Baden-Württemberg ist:

12. Cookies und lokale Speicherung

PraxisCloud verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Aufrechterhaltung der Anmeldesitzung. Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies eingesetzt. Eine Einwilligung ist für diese technisch notwendigen Cookies nicht erforderlich.

13. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand März 2026. Durch die Weiterentwicklung von PraxisCloud oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen.