Stand: Oktober 2026
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Dipl.-Ing. Ralf Heßlinger
PraxisCloud
Abt-Knittel-Allee 35
97922 Lauda-Königshofen
Deutschland
E-Mail: info@praxiscloud.app
Telefon: 0156 78300449
PraxisCloud ist eine webbasierte Praxisverwaltungssoftware für Heilpraktiker/innen und Psychotherapeut/innen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der betroffenen Person oder wenn die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften erlaubt ist.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:
Im Rahmen der Nutzung von PraxisCloud werden folgende Datenkategorien verarbeitet:
Die erhobenen Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der Praxisverwaltungsfunktionen verwendet: Verwaltung von Klienten, Terminen, Rechnungen, Aufgaben und digitalen Anamnesebögen. Darüber hinaus versendet PraxisCloud im Auftrag der Praxis transaktionale E-Mails (z. B. Zugangslinks für Anamnesebögen, Registrierungsbestätigungen, Passwort-Reset). Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken oder für andere Zwecke findet nicht statt.
PraxisCloud bietet Therapeut/innen die Möglichkeit, digitale Anamnesebögen für ihre Klient/innen zu erstellen. Hierbei werden besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten) gemäß Art. 9 DSGVO verarbeitet.
Die/der Therapeut/in erstellt einen Anamnesebogen und versendet einen personalisierten Zugangslink per E-Mail an die/den Klient/in. Der Link enthält ein einmaliges, zeitlich befristetes Token und ermöglicht den Zugriff auf ein Online-Formular ohne Registrierung oder Login.
Das Risikoscreening (Abschnitt 8 des Anamnesebogens) wird ausschließlich durch die/den Therapeut/in ausgefüllt und ist für Klient/innen nicht zugänglich.
Die Verarbeitung der Gesundheitsdaten erfolgt auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Einwilligung wird im Formular über eine aktive Checkbox eingeholt und mit Zeitstempel dokumentiert. Zusätzlich erfolgt eine namentliche Bestätigung der Angaben durch die/den Klient/in.
Der Zugangslink wird per E-Mail über den Dienst Resend (siehe Abschnitt 7) versendet. Die E-Mail enthält ausschließlich den Zugangslink sowie organisatorische Informationen – keine Gesundheitsdaten.
Der Zugangstoken ist zeitlich befristet. Nach Ablauf ist der Zugang über den Link nicht mehr möglich. Die Anamnesedaten werden in der Datenbank der Praxis gespeichert und unterliegen den allgemeinen Speicher- und Löschfristen (siehe Abschnitt 9). Die Aufbewahrung der Behandlungsdokumentation richtet sich nach den berufsrechtlichen Vorgaben (in der Regel 10 Jahre).
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf erfolgt über die behandelnde Praxis oder per E-Mail an info@praxiscloud.app.
Zur Bereitstellung unserer Dienste setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen wurden:
Supabase Inc.
Datenbankhosting und Authentifizierung. Serverstandort: Frankfurt am Main (EU). Zweck: Speicherung aller Praxis- und Klientendaten. AVV abgeschlossen.
Vercel Inc.
Hosting der Webanwendung. Zweck: Bereitstellung der PraxisCloud-Oberfläche. Vercel Inc. hat ihren Sitz in den USA. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF). Vercel ist unter dem DPF zertifiziert. Beim Aufruf der Webanwendung werden technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Browser-Typ) über das Vercel Edge Network verarbeitet. Serverseitige Funktionen der Anwendung laufen auf Vercel-Servern in Frankfurt (Region fra1); dabei werden Klienten- und Gesundheitsdaten vorübergehend im Arbeitsspeicher verarbeitet, um sie zwischen Ihrem Browser und der Datenbank zu übermitteln. Dauerhaft gespeichert werden sie ausschließlich bei Supabase in Frankfurt, nicht bei Vercel. AVV abgeschlossen.
Plus Five Five, Inc. (Resend)
E-Mail-Versand (z. B. Registrierungsbestätigung, Passwort-Reset, Zugangslinks für Anamnesebögen). Zweck: Transaktionale E-Mails. Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA. Die E-Mail-Zustellung erfolgt über Amazon SES mit Serverstandort in der EU (Irland, eu-west-1). Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Verarbeitet werden ausschließlich E-Mail-Adressen und der E-Mail-Inhalt. Gesundheitsdaten werden nicht per E-Mail übermittelt. AVV abgeschlossen.
Anthropic PBC
KI-Assistent innerhalb der Anwendung. Zweck: Beantwortung Ihrer Fragen zur Bedienung von PraxisCloud. Eine Übermittlung findet nur statt, wenn Sie den Assistenten benutzen. Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA; die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Übermittelt wird Ihre Frage. Betrifft Ihre Frage als angemeldete Nutzerin den eigenen Bestand — etwa „Wie viele Termine habe ich morgen?" —, kommt ein knapper Praxiskontext hinzu: Name der Praxis, Ihre nächsten Termine mit Datum und Uhrzeit, offene Rechnungen mit Nummer und Betrag, die Anzahl offener Aufgaben samt nächstem Fälligkeitsdatum sowie die Anzahl Ihrer Klientinnen und Klienten. Namen werden dabei auf Vorname und den ersten Buchstaben des Nachnamens gekürzt (z. B. „Anna M."). Bei reinen Bedienungsfragen wird nichts davon übermittelt. Nicht übermittelt werden außerdem in keinem Fall: Behandlungsnotizen, Anamnesedaten, Sitzungsverläufe, Diagnosen, Aufgaben-Beschreibungen, Kontaktdaten und Geburtsdaten. Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA mit SCCs) besteht.
Stripe Payments Europe, Ltd.
Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Abonnements. Zweck: Durchführung der Zahlung, Vertragsabwicklung und Betrugsprävention. Anbieter für den EWR ist die Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irland). Verarbeitet werden die für die Zahlung erforderlichen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rechnungs- und Zahlungsdaten); die vollständigen Zahlungsmitteldaten werden ausschließlich bei Stripe eingegeben und gespeichert. Eine Übermittlung in die USA kann erfolgen; Grundlage sind das EU-U.S. Data Privacy Framework und die EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Gesundheitsdaten werden nicht an Stripe übermittelt.
Alle Daten werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland (Frankfurt am Main) gespeichert. Die Übertragung erfolgt ausschließlich über HTTPS. Wir setzen Row Level Security (RLS) ein, sodass jede Praxis ausschließlich auf ihre eigenen Daten zugreifen kann. Zugriffe werden durch ein Audit-Log protokolliert.
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für Behandlungsdokumentation (einschließlich Anamnesebögen) gilt eine berufsrechtliche Aufbewahrungspflicht von in der Regel 10 Jahren. Nach Kündigung des Accounts werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an: info@praxiscloud.app
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde für Baden-Württemberg ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI)
Königstraße 10a
70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
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Zur anonymen Reichweitenmessung auf unseren öffentlichen Seiten setzen wir Vercel Web Analytics ein. Dieser Dienst arbeitet cookielos, speichert keine IP-Adressen und erstellt keine geräteübergreifenden Profile; erhoben werden lediglich aggregierte Statistiken (z. B. Seitenaufrufe). Im eingeloggten Praxis-Bereich sowie auf patientenbezogenen Seiten findet keine Reichweitenmessung statt.
Bei der Registrierung speichern wir zusätzlich, über welchen Weg Sie zu uns gefunden haben: den Namen der verweisenden Website (z. B. eine Suchmaschine), die zuerst aufgerufene Seite sowie gegebenenfalls Kampagnenparameter aus dem aufgerufenen Link. Gespeichert wird allein der Name der verweisenden Website ohne Unterseite; einen Suchbegriff erhalten wir nicht. Diese Angaben werden bis zur Registrierung im Sitzungsspeicher Ihres Browsers gehalten, einmalig Ihrem Praxiskonto zugeordnet und dienen ausschließlich unserer eigenen Reichweitenmessung. Es findet keine seitenübergreifende Verfolgung statt und es werden keine Daten an Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung der eigenen Reichweite).
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Oktober 2026. Durch die Weiterentwicklung von PraxisCloud oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen.