Praxissoftware für Heilpraktiker Psychotherapie: Der große Vergleich 2026

Die Wahl der richtigen Praxissoftware gehört zu den wichtigsten Entscheidungen bei der Gründung oder Digitalisierung einer Heilpraktikerpraxis für Psychotherapie. Anders als in Arztpraxen, wo die KBV-Zertifizierung die Auswahl stark einschränkt, haben Sie als HP-Psych die freie Wahl — und damit auch die Qual der Wahl. Denn nicht jede Software, die sich an Therapeuten richtet, passt auch wirklich zu den Anforderungen einer HP-Psych-Einzelpraxis in Deutschland.

Die Besonderheiten Ihrer Berufsgruppe sind erheblich: Sie arbeiten mit Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, rechnen nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) ab und unterliegen strengen Dokumentationspflichten nach dem Patientenrechtegesetz. Gleichzeitig sind Sie in der Regel als Einzelpraxis organisiert und brauchen keine überladene Klinik-Software mit Abteilungsverwaltung und Teamfunktionen.

In Deutschland gibt es schätzungsweise 27.000 Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker für Psychotherapie — eine wachsende Berufsgruppe, für die zunehmend spezialisierte Softwarelösungen entstehen. In diesem Vergleich stellen wir sechs relevante Anbieter gegenüber: PraxisCloud, TheraPsy, Vereto, kumppani, appointmed und SalutaMED. Wir bewerten nach den Kriterien, die für HP-Psych-Praxen wirklich zählen.

Bewertungskriterien: Worauf es bei der Wahl ankommt

Nicht jede Funktion ist für jede Praxis gleich relevant. Für Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker für Psychotherapie in Deutschland sind folgende Kriterien besonders wichtig:

• Serverstandort und DSGVO-Konformität: Wo werden Ihre Klientendaten gespeichert? Gibt es einen AVV? Werden Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO korrekt behandelt?
• Funktionsumfang: Klientenverwaltung, Terminkalender, Rechnungserstellung, Dokumentation, Anamnesebogen — alles, was Sie im Praxisalltag brauchen.
• Spezialisierung auf HP-Psych: Ist die Software für Ihre Berufsgruppe entwickelt oder ein Allrounder, der vieles kann, aber nichts richtig gut?
• Preis-Leistung: Was kostet die Software monatlich und jährlich? Gibt es eine kostenlose Testphase? Welche Mindestlaufzeiten gelten?
• GebüH-Integration: Sind die GebüH-Ziffern hinterlegt? Können Sie direkt GebüH-konforme Rechnungen erstellen?
• Bedienbarkeit und Support: Wie schnell finden Sie sich zurecht? Gibt es persönlichen Support oder nur ein Forum?

Der Vergleich: 6 Praxissoftware-Lösungen im Überblick

Die Anbieter im Detail

PraxisCloud

PraxisCloud wurde von Grund auf für HP-Psych-Einzelpraxen in Deutschland entwickelt. Der Gründer, Dipl.-Ing. Ralf Heßlinger, kennt die Anforderungen aus erster Hand — seine Frau führt selbst eine Praxis als Heilpraktikerin für Psychotherapie. Die Software bildet den kompletten Praxisalltag ab: Klientenverwaltung, Terminkalender, GebüH-konforme Rechnungen mit integriertem Ziffernkatalog, digitaler Anamnesebogen mit Klienten-Link und ein KI-Chatbot, der bei organisatorischen Fragen unterstützt.

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Frankfurt am Main gespeichert. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist in allen Plänen inklusive, ebenso AES-256-Verschlüsselung und Row Level Security. Der Einstieg liegt bei 14€ pro Monat (bei jährlicher Zahlung), ohne Mindestlaufzeit. Im Pro-Tarif gibt es persönliches 1:1-Onboarding, im Ultra-Tarif eine komplette Praxis-Website mit eigener Domain.

Besonderheit: PraxisCloud ist die einzige Lösung im Vergleich, die einen KI-Assistenten in die Praxisverwaltung integriert hat — sowohl auf der Website für Interessenten als auch innerhalb der App für eingeloggte Nutzer.

TheraPsy

TheraPsy ist ein österreichischer Anbieter, der seit 2017 am Markt ist und nach eigenen Angaben über 6.000 Nutzer hat. Die Software richtet sich breit an Psychotherapeuten, Coaches und Berater — nicht nur an Heilpraktiker für Psychotherapie. TheraPsy bietet ein umfangreiches Funktionsspektrum inklusive optionaler Videotelefonie als kostenpflichtiges Addon.

Die GebüH-Abrechnung ist integriert, ebenso ein Anamnesebogen. Der Fokus liegt allerdings eher auf dem österreichischen und dem breiteren psychotherapeutischen Markt. Die Daten werden in Österreich gespeichert — innerhalb der EU, aber eben nicht in Deutschland. Das kann bei Datenschutzprüfungen durch deutsche Aufsichtsbehörden eine Rolle spielen.

Die Preise beginnen bei 22,90€ netto pro Monat (bei jährlicher Zahlung). Eine 30-tägige Testphase ist verfügbar, es gibt keine Mindestlaufzeit.

Vereto

Vereto entstand in Kooperation mit dem Verband Freier Psychotherapeuten (VFP) und ist preislich das günstigste Angebot im Vergleich: 100€ pro Jahr im Standardtarif, für VFP-Mitglieder sogar nur 75€. Vereto konzentriert sich auf die Abrechnung und die PKV-Schnittstelle — über IBM ISH können Rechnungen digital an Versicherungen übermittelt werden.

Allerdings ist Vereto keine vollständige Praxisverwaltung: Es fehlen ein integrierter Kalender, eine Klientenverwaltung im engeren Sinne und ein Anamnesebogen. Wer nur eine zuverlässige Abrechnungslösung sucht und den Rest per Papier oder andere Tools erledigt, findet hier ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Für eine durchgängig digitale Praxisverwaltung reicht Vereto alleine nicht aus.

Daten werden in Deutschland gespeichert. Eine zweimonatige Testphase ist verfügbar.

kumppani

kumppani hebt sich durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung als zentrales Sicherheitsmerkmal ab. Die Daten werden lokal auf dem Gerät verschlüsselt — selbst der Anbieter hat keinen Zugriff auf die Inhalte. Außerdem ist kumppani als Progressive Web App offline-fähig, was bei instabiler Internetverbindung ein Vorteil sein kann.

Die Software richtet sich an Heilberufe allgemein, nicht spezifisch an HP-Psych. GebüH-Ziffern sind integriert, ein spezialisierter Anamnesebogen fehlt jedoch. Seit August 2025 gibt es ein Bezahlmodell neben der weiterhin kostenlosen Basisversion. kumppani ist anpassbar und erweiterbar, erfordert dafür aber auch mehr Eigenarbeit bei der Einrichtung.

Die Basisversion bleibt dauerhaft kostenlos, keine Mindestlaufzeit.

appointmed

appointmed ist ein österreichischer Anbieter mit Sitz in Wien, der sich an Therapeuten verschiedener Fachrichtungen richtet — Physiotherapie, Ergotherapie, Heilpraktiker und mehr. Die Daten werden auf AWS-Servern in Frankfurt gespeichert, also in Deutschland. Der Funktionsumfang ist umfangreich: Terminverwaltung, Dokumentation, Anamnesevorlagen und optionale Videotelefonie.

Die GebüH-Integration funktioniert über Import, nicht über einen nativ hinterlegten Katalog. Der Fokus liegt auf dem breiteren Therapeutenmarkt, nicht speziell auf HP-Psych. appointmed bietet laut Nutzerbewertungen einen sehr guten Support.

Die Preise beginnen bei 45€ pro Monat (Mini-Tarif) mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten. Eine 14-tägige Testphase ist verfügbar.

SalutaMED

SalutaMED richtet sich an Heilpraktiker allgemein und bietet eine bewusst reduzierte, übersichtliche Oberfläche. Die Software eignet sich für Minimalisten, die keine umfangreiche Praxisverwaltung brauchen, sondern eine einfache Lösung für Grundfunktionen wie Klientenverwaltung und Rechnungserstellung.

Die GebüH-Ziffern sind integriert, spezialisierte Funktionen wie ein digitaler Anamnesebogen, Videotelefonie oder ein KI-Assistent fehlen jedoch. Daten werden in Deutschland gespeichert. Ein kostenloser Test ist verfügbar.

SalutaMED ist eine solide Wahl für Praxen mit überschaubaren Anforderungen, die Wert auf Einfachheit legen.

Worauf Sie bei der Wahl achten sollten

Serverstandort Deutschland vs. EU/Österreich: Bei Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO empfehlen viele Datenschutzexperten, die Daten in Deutschland zu speichern. Das ist zwar innerhalb der EU nicht zwingend vorgeschrieben, vereinfacht aber die Zusammenarbeit mit deutschen Aufsichtsbehörden erheblich. Wenn Ihr Landesbeauftragter für Datenschutz eine Prüfung durchführt, ist die Argumentation wesentlich einfacher, wenn die Daten in einem deutschen Rechenzentrum liegen.

Spezialisierung vs. Allrounder: Eine Software, die für Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Coaches und Heilpraktiker gleichzeitig entwickelt wird, macht zwangsläufig Kompromisse. Prüfen Sie, ob die GebüH-Ziffern nativ hinterlegt sind, ob die Dokumentation auf psychotherapeutische Behandlungen zugeschnitten ist und ob der Anbieter die Besonderheiten Ihrer Berufsgruppe versteht.

Vertragslaufzeiten und Exit-Strategie: Achten Sie auf die Mindestlaufzeit und prüfen Sie, ob ein Datenexport möglich ist. Sie sollten Ihre Daten jederzeit mitnehmen können, wenn Sie den Anbieter wechseln. Lange Mindestlaufzeiten (12 Monate und mehr) binden Sie, ohne dass Sie die Software vorher im Praxisalltag testen konnten.

Unser Tipp: Nutzen Sie die kostenlosen Testphasen konsequent. Richten Sie die Software mit echten (oder realistischen Test-) Daten ein, erstellen Sie eine Rechnung, legen Sie einen Termin an und prüfen Sie, ob der Workflow zu Ihrer Arbeitsweise passt. Eine Software, die sich in der Demo gut anfühlt, muss im Praxisalltag nicht unbedingt überzeugen.

Fazit: Welche Software passt zu Ihnen?

Jede der vorgestellten Lösungen hat ihre Berechtigung — je nach Praxisgröße, Budget und Anforderungen. Vereto ist ideal für Praxen, die nur eine günstige Abrechnungslösung brauchen. kumppani überzeugt mit seiner Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. TheraPsy und appointmed bieten umfangreiche Funktionen für den breiteren Therapeutenmarkt. SalutaMED eignet sich für Minimalisten.

Wenn Sie jedoch eine Praxisverwaltung suchen, die speziell für HP-Psych-Einzelpraxen in Deutschland entwickelt wurde, Ihre Daten ausschließlich in Deutschland (Frankfurt) speichert, GebüH-Ziffern nativ integriert hat, einen digitalen Anamnesebogen mit Klienten-Link bietet und dazu einen KI-Assistenten mitbringt — dann ist PraxisCloud die einzige Lösung im Vergleich, die all das vereint. Und das ohne Mindestlaufzeit, ohne Kosten während der Testphase und mit einem persönlichen Onboarding im Pro-Tarif.