E-Rechnung-Pflicht 2025: Müssen Heilpraktiker, Therapeuten und Coaches umstellen?

Seit dem 1. Januar 2025 gibt es in Deutschland eine E-Rechnungspflicht — und kaum ein Thema sorgt in Praxen für so viel Verunsicherung. „Muss ich meine Rechnungen jetzt umstellen? Brauche ich eine teure Software für XRechnung oder ZUGFeRD?" Die gute Nachricht vorweg: Für die allermeisten Heilpraktiker/innen, Therapeut/innen und Coaches ändert sich beim Rechnungschreiben an ihre Klientinnen und Klienten nichts.

Dieser Artikel erklärt verständlich, wen die Pflicht wirklich betrifft, warum Ihre Rechnungen an Privatpatienten ausgenommen sind, was der einzige Punkt ist, um den sich jede Praxis kümmern sollte — und in welchem Ausnahmefall es doch relevant wird.

Was ist überhaupt eine „E-Rechnung"?

Ein weit verbreitetes Missverständnis: Eine PDF-Rechnung, die Sie per E-Mail verschicken, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Der Gesetzgeber meint mit E-Rechnung ausschließlich ein strukturiertes, maschinenlesbares Format — konkret XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate bestehen aus einem Datensatz, den Buchhaltungssoftware automatisch auslesen kann, nicht aus einem Bild oder einem klassischen PDF zum Anschauen.

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung zählt also — nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist — nicht mehr als „E-Rechnung". Das ist wichtig, weil viele Anbieter mit „E-Rechnung" werben und damit den Eindruck erwecken, jede Praxis brauche das nun zwingend. Ob das für Sie zutrifft, hängt allein davon ab, an wen Sie Ihre Rechnungen stellen.

Die Pflicht gilt nur im B2B — und Sie rechnen fast immer B2C ab

Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (Business-to-Business, kurz B2B). Rechnungen an Privatpersonen — also Ihre Patientinnen, Klienten und Selbstzahler — sind ausdrücklich ausgenommen (Business-to-Consumer, B2C). An Verbraucher dürfen Sie elektronisch ohnehin nur mit deren Zustimmung fakturieren; verpflichtet sind Sie zu nichts.

Für eine typische Einzelpraxis — ob Heilpraktiker/in für Psychotherapie, Voll-Heilpraktiker/in, Osteopath/in, Ernährungsberater/in oder Coach — bedeutet das: Ihr Rechnungsalltag besteht aus Rechnungen an Privatpersonen. Diese Rechnungen dürfen Sie unverändert als Papier oder PDF ausstellen. An der Rechnungsstellung an Ihre Klienten ändert die neue Pflicht nichts.

Der einzige Punkt, um den sich jede Praxis kümmern sollte: das Empfangen

Es gibt eine Regel, die tatsächlich alle betrifft — sie hat aber nichts mit Ihren Ausgangsrechnungen zu tun: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu lesen und aufzubewahren. Das gilt ohne Übergangsfrist und unabhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer sind.

In der Praxis heißt das: Wenn Ihnen ein Lieferant (etwa für Praxisbedarf, Software oder Miete) künftig eine E-Rechnung schickt, müssen Sie sie annehmen können. Ein funktionierendes E-Mail-Postfach genügt zunächst. Wichtig ist nur, dass Sie eine elektronisch erhaltene Rechnung auch GoBD-konform, also unveränderbar, archivieren — genau wie jede andere Eingangsrechnung. Das ist keine neue Software-Anschaffung, sondern eine Frage der ordentlichen Ablage.

Kleinunternehmer: dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit

Viele Praxen arbeiten als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Für sie gibt es eine ausdrückliche, dauerhafte Erleichterung: Mit dem Jahressteuergesetz 2024 (§ 34a UStDV) sind Kleinunternehmer von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen also weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben — und zwar unbefristet, auch über das Jahr 2028 hinaus. E-Rechnungen freiwillig auszustellen bleibt selbstverständlich erlaubt.

Der Ausnahmefall: Wenn Sie doch einmal an ein Unternehmen fakturieren

Es gibt Konstellationen, in denen auch eine Praxis eine B2B-Rechnung stellt — zum Beispiel, wenn eine Firma das Coaching ihrer Mitarbeitenden bezahlt, wenn Sie Supervision für eine Klinik oder einen Träger abrechnen oder eine Leistung an eine andere Praxis in Rechnung stellen. Nur in diesen Fällen wird die Ausstellungspflicht überhaupt relevant — und selbst dann bleiben Kleinunternehmer befreit.

Für alle, die keine Kleinunternehmer sind, gelten im B2B-Bereich gestufte Fristen:

Was heißt das konkret für Ihre Praxis?

• Sie rechnen ausschließlich mit Privatpatienten und Selbstzahlern ab? Dann müssen Sie beim Ausstellen nichts umstellen.
• Sie sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Dann sind Sie ohnehin dauerhaft befreit, E-Rechnungen auszustellen.
• Sie stellen gelegentlich einer Firma oder Einrichtung eine Rechnung und sind kein Kleinunternehmer? Dann werden die Fristen ab 2027/2028 relevant — behalten Sie das im Blick.
• In jedem Fall: Sorgen Sie dafür, dass Sie E-Rechnungen von Lieferanten empfangen und GoBD-konform aufbewahren können.

Und wie steht PraxisCloud dazu?

PraxisCloud erstellt professionelle Rechnungen als PDF — mit allen Pflichtangaben, GebüH-Ziffern und dem passenden Steuervermerk. Für die Abrechnung mit Privatpatienten ist das genau das richtige Format und vollständig rechtskonform. Ein strukturiertes E-Rechnungsformat wie XRechnung oder ZUGFeRD bieten wir bewusst (noch) nicht an, weil es für den Praxisalltag unserer Zielgruppe schlicht nicht erforderlich ist. Sollte sich für Ihre Situation ein echter B2B-Bedarf abzeichnen, sprechen Sie uns gerne an — wir beobachten die Entwicklung.